Come organizzare l’organigramma di un ristorante?

Quando sentii parlare la prima volta di organigramma mi chiesi: ma che diavolo è?

All’epoca Wikipedia non era fruibile come oggi, e ho avuto un bel po’ di reticenze nel capirne l’utilità, mi sembrava una cosa molto lontana dal mio lavoro, una di quelle cose presenti in grandi uffici di multinazionali che ben differivano dalla gestione del mio ristorante.

Cos’è un organigramma?

“L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura di un’organizzazione in un dato momento storico”  

Questo è quanto si legge oggi sulla grande enciclopedia online e viene rappresentato con un disegno composto da caselle e linee simile ad un albero genealogico che indica le figure aziendali e il flusso di comunicazione.  

Un esempio di organigramma

Quello che ho imparato negli anni è che l’organigramma è uno strumento di organizzazione, ossia un tool che ti aiuta a ragionare in maniera più chiara e che, tramite la sua applicazione può evitare di farti commettere una serie di errori che si tramutano inevitabilmente in tempo e in soldi persi.

Perché non puoi fare a meno dell’organigramma nel tuo ristorante?

Beh, ci sono tre buoni motivi, eccoli di seguito:

Non costa niente

Good news! Per te è gratis, hai letto bene: non costa niente! Quindi perché non implementarlo subito?

Semplicemente leggendo questa guida potrai acquisire le basi per creare il tuo organigramma e capirne l’impatto ;-)

Ti dà grandi benefici

Ma andiamo al sodo: quali sono i benefici? Uno ma importantissimo: mettere ordine. Vediamo nello specifico:

1) Ti da la possibilità di aiutarti a capire chi fa cosa. Ti sembra banale? Non lo è affatto! Non ti è forse mai capitato di sentire la frase “chi deve fare questa specifica cosa?” oppure chiederti “ma perché tizio non ha fatto questo?” o ancora “Mi ha detto che lo faceva lui..”

Avere un organigramma aiuta prima di tutto te a capire i “chi”, ossia quali sono i ruoli all’interno del ristorante; per poi poter passare ai “cosa”, ossia quali mansioni attribuire ad ognuno di essi e, seguendo il flusso di comunicazione, arrivare al “come”, specie se poi abbinato in combinazione ad altri strumenti quali “Job Description” (descrizione delle mansioni e responsabilità dei diversi ruoli) e “Checklist” o “To do list” (lista di cose da fare nelle diverse fasi della giornata).

2) Definire la linea di comunicazione, per evitare che venga fatta la stessa domanda a figure diverse col grande rischio di ricevere risposte diverse (non ti è mai capitato di sentirti dire “ho fatto così perché me l’ha detto tizio” quando doveva chiedere a te?)

Oppure: trovarti nella bruttissima situazione dove un tuo componente del team ti dice: “decidetevi, tu mi dici una cosa e lui ne dice una diversa”.

Avere chiaro come si muove la comunicazione è basilare per gestire con successo il proprio team.

Una volta compreso e condiviso con il team si eviteranno un sacco di discussioni inutili o di perdite di tempo che potremo dedicare a quello che più ci interessa: pensare al nostro business. 

Ti permette di migliorare la tua visione manageriale

Ebbene sì, ti svelerò una cosa che, se sei del settore, hai sempre saputo e se non lo sei devi imprimerti a fuoco: gestire un ristorante è molto più complesso di quanto normalmente siamo portati a pensare.

Questo perché ci sono una moltitudine di variabili da dover gestire allo stesso tempo che nemmeno immaginiamo. Questo spiega perché moltissimi falliscono nei primi anni di attività. 

La gestione del personale è uno degli argomenti cardine sul quale bisogna essere molto preparati dove è necessario sviluppare la propria visione manageriale.

Siccome nessuno nasce imparato è bene aiutarsi tramite l’utilizzo di strumenti, come l’organigramma appunto, per impararne le tecniche di gestione.

Ricorda, è tramite l’applicazione di strumenti e la comprensione del loro significato che ogni giorno possiamo arricchire le nostre competenze nella gestione del nostro business!

Pensaci: l’applicazione dell’organigramma ad esempio spinge i manager verso l’acquisizione della competenza “delega e controllo” che è fondamentale, ad esempio, per avere sempre un controllo del proprio business e allo stesso tempo non dover lavorare 7/7! 

L’organigramma nella ristorazione

Iniziamo ora a farci un’idea di come si organizza un organigramma in ristorazione.

Sezioni

L’organigramma all’interno di uno store di ristorazione è principalmente suddiviso tra personale FOH e BOH (cooosa???) 

FOH e BOH sono due abbreviazioni di termini anglosassoni utilizzati nel mondo del Food Retail.

Per personale FOH si intende il personale che lavora “front of house” ossia a contatto con il cliente, quindi in sala per capirci. Il personale BOH invece, letteralmente “back of house” quello che lavora in produzione, non a contatto con il pubblico, normalmente nelle cucine.

Ma perché questa suddivisione? Ho cercato a lungo questa risposta.

Quello che ho capito col tempo è che il mindset del personale di produzione o cucina è completamente diverso dal mindset di chi è dedito al servizio al cliente. Questo spiega anche il fatto che molte volte ci siano dissapori tra le due parti.

-Ehi Francesco e i baristi cosa sono? 

Bella domanda! Segno che siete sul pezzo ;-) 

Esiste anche chi si occupa di entrambi, il personale di Bar infatti è sia a contatto con il pubblico ma si occupa anche di produzione.

Normalmente vengono inclusi come FOH siccome “lo fanno davanti a tutti” citando uno slogan di un famoso brand e lavorano nell’area a contatto con il pubblico. 

Livelli e ruoli

Se finora abbiamo visto una suddivisione per area di competenza dobbiamo ora vedere come suddividere i componenti del team per responsabilità.

La prima macro suddivisione dello staff viene fatta tra Manager e Operatori, ossia funzioni manageriali (che hanno oltre che la responsabilità del loro lavoro anche la responsabilità del lavoro di altre persone) e operatori che hanno la responsabilità esclusiva del loro lavoro.

Andando in profondità vengono definiti i ruoli o mansioni, e qui ci tengo a fare una premessa: ogni azienda, sulla base della grandezza o tipologia di ristorazione che tratta si crea un proprio modello con numero di ruoli o nomi di mansioni più disparati. 

Facciamo un esempio di come potrebbe essere organizzata una sala:

• Runner (chi apparecchia, sparecchia e porta i piatti)

• Cameriere

• Responsabile di sala junior

• Responsabile di sala

• Responsabile di sala senior

• Assistant manager

• Manager

-Si Fra, ma cosa serve avere tutti queste mansioni e questi livelli?

Questo è un punto veramente importante che pochissimi capiscono ed applicano.

Questo aspetto, troppo spesso sottovalutato, è invece estremamente importante nel processo di motivazione del team. 

Pensaci bene:

Immaginati di essere appena entrato nel mondo del lavoro, sei un barista, immaginati ora di pensare a come sarà il tuo ruolo dopo 10 o 20 anni: e pensa che l’unica risposta che puoi darti è: il barista. 

Che motivazione penseresti di avere? Zero upgrade professionale dopo 10 o 20 anni??

È qui che si ferma la maggior parte degli imprenditori che si affaccia in questo mondo.

Ora cambiamo azienda e pensa invece se al primo giorno di lavoro ti dicessero: 

Benvenuto! Il tuo processo di formazione come barista durerà 4 settimane, dopo almeno tre anni di esperienza nella mansione potrai accedere al corso di formazione per responsabile di reparto, e dopo i successivi tre anni potrai accedere al corso di formazione per vice responsabile di questo store e se lo concluderai con successo a quel punto sarà solo una questione di tempo per diventare il responsabile di questo punto vendita! 

Vedi la differenza?

Non dimenticarla.

Comunicazione

Parliamo ora delle linee di congiunzione tra una casella e l’altra. 

Non ci crederete ma uno degli elementi che impattano maggiormente il conto economico della nostra azienda è proprio la comunicazione interna.

E la cosa stupefacente è che ho trovato problemi di comunicazione in tutte quelle in cui ho avuto il piacere di lavorare! 

Eh si, perché troppo spesso viene sottovalutata.

Cose come avere chiaro a chi riportare oppure sapere chi riporta a me, è importante per ricevere o dare le giuste informazioni. 

Ricorda l’esempio che ti ho fatto prima: un tuo dipendente che, estenuato dal ripetersi della situazione, ti rinfaccia: “decidetevi, tu mi dici una cosa, lui ne dice una diversa: io non so cosa fare!”.

È importante organizzare la comunicazione, ossia definire momenti specifici dove passare le informazioni:

Il “team brief” è una piccola riunione di staff prima del servizio ed è uno degli strumenti più potenti che tu possa usare per preparare il servizio. 

I “weekly meeting” sono gli incontri settimanali con i componenti del team: sono un altro esempio di come organizzare la comunicazione per mettere tutti intorno ad un tavolo e parlare, ad esempio, dei risultati della settimana trascorsa e di come affrontare la prossima

La comunicazione è la base per fare formazione che permette lo sviluppo delle persone e, di conseguenza del loro grado di felicità.

Come strutturare un organigramma vincente

Una domanda utile: chi fa cosa e quando

Bene, ora mettiamo le mani in pasta e vediamo come costruire un organigramma tessuto su misura sul tuo ristorante, prima di partire tieni a mente che sviluppandolo dovrà rispondere ad una domanda specifica:

chi fa cosa quando.

Prendiamo il caso di un ristorante con bar aperto 7/7 da mattino a tarda sera con le seguenti tipologie di servizio: colazioni, pranzo, aperitivi, cena.

Ora, dobbiamo capire quella che è la “copertura minima” che ci serve nei tre reparti ossia:

• SALA: una figura manageriale, a cui se ne sommerà fin da subito un’altra per poter avere la copertura 7/7. Questa figura, oltre che a svolgere il servizio, potrà occuparsi anche di mansioni che prevedano responsabilità maggiori quali ad esempio svolgere la chiusura di cassa, fare gli ordini, controllare le presenze del personale ecc. A queste figure si aggiungeranno un numero di operatori (camerieri e runner) in base al numero di coperti che dovremo andare a servire.

• CUCINA: un responsabile cucina, un suo vice a cui si andranno a sommare un certo numero di operatori sulla base delle preparazioni/piatti che dovremo andare a produrre.

• BAR: anche qui dovremo inserire un responsabile, a cui si sommerà un vice sempre per dare copertura manageriale al reparto 7/7 ed un numero di operatori sulla base del numero di clienti che andremo a servire.

Se il locale è importante potremo inserire un paio di figure manageriali in testa (store manager e assistant) che avranno la responsabilità di tutto il ristorante nel suo insieme.

Ecco un esempio di organigramma:

Organigramma per un ristorante

Come avrete notato la struttura dell’organigramma prende forma e segue le stesse logiche indipendentemente dalla tipologia dei reparti.

Questo banalmente perché si parte dall’allocare le figure manageriali che sappiano gestire, oltre la loro stessa operatività, anche altre mansioni di maggiore responsabilità e altre persone.

La copertura manageriale è un aspetto basilare se si vuole avere il controllo del proprio business.

Successivamente ad aver dato questa copertura si va ad integrare con gli operatori sulla base di quanti clienti devo gestire o quanti piatti devo produrre.

Profondità dell’organigramma

-Si ok Francesco ma non ho capito quanti camerieri runner devo assumere?

Abbiamo parlato di cos’è l’organigramma, i benefici e come strutturarlo sulla base della tipologia di ristorante che si ha e i servizi che si propongono.

Per dare una coerenza a queste linee guida dovremo necessariamente far riferimento ad un paletto molto, molto importante: il budget che abbiamo a disposizione per la voce “personale”. 

Eh già, tutto parte sempre da lì!

Sulla base del budget annuo che abbiamo a disposizione e conoscendo i costi di ogni singola figura potremo andare a comporre come un puzzle il nostro organigramma su misura sul nostro locale.

La scelta sarà svolta mixando esigenze tecniche, mansioni e ruoli, con il numero di “teste” necessarie, e i rispettivi costi, al fine di trovare esattamente il perfetto punto di equilibrio per poter garantire il miglior risultato.

Se vuoi approfondire l’argomento della gestione economica di un ristorante ti invito a leggere questo articolo! 

A questo punto non posso far altro che augurarti un buon organigramma!

A presto,

Francesco