L’incidenza del costo del personale nella ristorazione italiana

Come vi ho già raccontato mi sono immediatamente innamorato della gestione del costo del lavoro e successivamente della gestione operativa delle risorse.             

Ricordo benissimo come tutto è iniziato: all’inizio della mia carriera, in sala riunioni, l’amministratore delegato mi disse in maniera molto seria “abbiamo il 42% di costo del lavoro, devi ridurlo di 6 punti nel prossimo anno.”

All’epoca non sapevo assolutamente come fare, ma l’avere l’obiettivo chiaro era già un buon punto di partenza.

Quindi uscii dalla sala con una missione e il cervello che iniziava a lavorare a mille per trovare soluzioni.

La percentuale

Nella ristorazione italiana la percentuale del costo del lavoro di un’azienda ben gestita deve aggirarsi sul 30%

Questo era il mantra che mi veniva ripetuto più volte e che fu il faro che usai nel corso degli anni di lavoro per orientarmi nella direzione giusta.

Sembrerà stupido ma, il primo approccio con le percentuali, non fu così chiaro e scontato come si può pensare.

Ogni mese la pubblicazione dei risultati assomigliava molto più all’estrazione del lotto e mi ritrovavo in una riunione non sapendo se avrei preso elogi o rimproveri: situazione tutt’altro che piacevole!

Mi resi conto ben presto che non avevo il controllo del numero.

Dovevo studiare, capire.

Mi misi sotto. Iniziai a tempestare di domande la responsabile HR e leggere tutta la reportistica inerente al costo del personale.

Capii ad esempio che le fluttuazioni delle vendite incidevano enormemente sull’incidenza del costo del lavoro.

“Bravo Francesco bella scoperta!”

Si ma non mi sono fermato all’aspetto tecnico, ho compreso nel profondo che il fatturato è una variabile influenzata da alcuni fattori specifici.

Se avessi avuto modo di prevedere l’effetto di tali fattori o se avessi trovato il modo di modificare in positivo il fatturato, di fatto avrei portato un beneficio.

Questa è stata una rivelazione importantissima: lavorare su un'altra voce di conto economico per impattare positivamente quella del costo del lavoro!

Si era appena aperto un portone verso la strada che conduceva al mio obiettivo

Il valore assoluto

Ho passato giorni, mesi e anni in mezzo ai numeri di rendicontazione del costo del personale.

Era incredibile scoprire quante variabili influivano mensilmente nel costo in valore assoluto (ossia banalmente quanto si è speso in quel dato periodo).

Il costo teorico di un dato contratto, capire perché ogni mese è diverso, i ratei di tredicesima, quattordicesima, il TFR, le ore di assenza retribuite,  gli straordinari, le festività, i notturni, le malattie, le ferie, il servizio mensa..

Bene, il discorso era super interessante, ma bisognava iniziare a mettere in ordine le informazioni: la prima cosa che mi balzò all’occhio fu che c’erano dei costi che potevano ritenersi fissi e dei costi variabili.

I costi fissi

I costi fissi li trovai principalmente nei budget o in fase di richiesta assunzione, in breve era il costo annuo che dovevo sostenere per assumere un dato profilo.

Questa voce, semplice da rendicontare, è l’importo più oneroso da sostenere. 

Ho iniziato ad approfondire quindi tutte le tipologie contrattuali presenti sul mercato ed è stato interessante capire quanta differenza di costo ci sia tra alcune delle più comuni tipologie contrattuali quali determinati, forfettizzati, apprendisti. 

Approfondii la differenza di costo tra i livelli e come abbinarli alle mansioni di cui necessitavo sulla base dell’organigramma di ristorante.

I costi variabili

Mi sono reso conto che vi sono una serie di variabili da tenere in considerazione che impattavano in maniera importante il costo in valore assoluto.

Molte variabili, tipiche ed esclusive del nostro bel paese, create per complicare la vita a tutti: per questo dico sempre che in Italia lavoriamo contro vento!

Ed è questo il motivo per il quale dobbiamo necessariamente specializzarci ed essere più bravi degli altri!

Ma torniamo ai costi variabili: scoprii ad esempio che un dipendente in malattia per un mese aveva comunque un costo importante che si andava a sommare al totale, nonostante non avesse lavorato nemmeno un’ora.

Idem anche in caso di infortunio, maternità, ecc.

Avevo appena appurato che gli assenteismi generano un costo supplementare.

Questo mi ha fatto capire che, essendo una variabile non controllabile, dovevo iniziare a rendicontarla per capire quanto avrei dovuto aspettarmi come costo dato dalle assenze.

C’erano poi gli straordinari ossia quella voce che mediamente allarma tutti, dai consulenti del lavoro agli HR ai vertici aziendali…

Ossia, nella percezione comune “un costo supplementare da sostenere per aver usato ore particolarmente care!”

Nulla di più sbagliato (ma di questo ne parleremo nei prossimi articoli).

Rimaneva il fatto che tecnicamente è una voce di costo variabile che si va a sommare ai costi fissi.

C’erano poi i costi legati alla mensa aziendale che può essere erogata sotto diverse forme, è un costo variabile perché può passare da un’incidenza importante ad un costo praticamente nullo in base al modello di gestione che si adotta.

E molto altro ancora…

Tornato a galla dall’apnea dei numeri dovevo ora capire come controllare tramite la gestione operativa delle risorse il costo in valore assoluto

Con il tempo arrivai a capire che c’erano due macro variabili su cui focalizzarsi: il numero delle ore utilizzate e il costo medio orario.

Il CMO (Costo Medio Orario)

Il costo medio orario è una variabile maledettamente importante. 

Vi dirò di più, più passano gli anni e più sono convinto sia quasi vitale per il successo di un’azienda.

Ma perché è così importante?

Perché più riusciremo ad abbassare il costo per ora e più ore potrai fornire al tuo team, rimanendo all’interno del costo in valore assoluto che hai a disposizione.

E dare più ore al tuo team è davvero importante perché permette di bilanciare i carichi di lavoro.

Ed è cruciale che i carichi di lavoro siano perfettamente dosati per due motivi importantissimi:

1) sono la base per garantire il benessere del tuo team di lavoro

2) ti garantiscono la possibilità di erogare una qualità di servizio eccellente per i tuoi clienti

Questo è un punto particolarmente importante su cui dirigere tutte le nostre forze, perché è una delle maggiori difficoltà che abbiamo da dover gestire.

La tassazione sul lavoro in Italia è pazzesca e questo porta il nostro settore, in cui la manodopera è fondamentale, a soffrire, perché non possiamo permetterci una forza lavoro adeguata.

Per questo motivo è assolutamente necessario diventare estremamente competenti in questa materia!

Il numero di ore utilizzato

Bene! Questo è un argomento a cui sono particolarmente legato, anche perché mi ha dato molto, sia a livello professionale che umano.

Eh già, comprendere come gestire il numero di ore è stato uno degli step che più hanno contribuito al mio successo.

Ho impiegato veramente tanti anni a costruirmi una visione completa sull’argomento.

Ho dovuto addirittura imparare un lingua per poter conversare con chi mi ha spiegato tecnicamente come si gestiscono le ore!

Pazzesco se ci pensate… imparare a capire l’inglese per poter comprendere come gestire le ore!

Sì perché, ad un certo punto, arrivò in azienda un nuovo direttore operativo inglese: direttamente da Londra che, chiaramente, non parlava l’italiano.

Il bello è che avevo l’occasione di poter assimilare da un profilo che giocava due o tre categorie superiori alla mia e questa occasione non me la potevo proprio far scappare.

Fui subito messo sotto ad analizzare le vendite per mesi e mesi.

E mi furono fornite delle KPI di riferimento (key performance indicator ossia banalmente l’indicazione di quanti scontrini poteva gestire un barista in un’ora, o quanti piatti poteva fare un cuoco o quanti clienti poteva servire un cameriere).

Ma io a dirvi la verità non stavo capendo assolutamente niente, sia per la lingua sia perché l’argomento era la pianificazione delle ore nei turni e mi stava facendo fare tutt’altro!

In quel momento mi sentivo molto l’allievo del maestro in Karate Kid mentre metteva la cera alle auto ricordate?

Metti la cera…. togli la cera

Dopo qualche tempo durante le nostre conversazioni, probabilmente infastidito dalla mia palese ignoranza, mi disse una frase che probabilmente aveva omesso data la sua apparente ovvietà:

“Devi utilizzare le ore che servono per servire il numero di clienti che prevedi di servire!”

BOOOOOOOOOOOOOOOOOOM!!!!!

Step evolutivo improvviso.

In un istante tutto mi fu estremamente chiaro.

Ora tutto aveva un senso: avevo trovato la chiave giusta, dopo averne provate mille per poter aprire la porta.

Il bello di tutto questo è che era un punto di vista concettualmente opposto a tutti quelli che avevo sentito in passato.

Erano appena state scardinate tutta una serie di false credenze.

Ad esempio che un indice molto usato in Italia specie nelle grandi aziende, la produttività, ossia fatturato netto diviso numero ore lavorate, è tecnicamente sbagliato.

Questo perché, anziché basarsi su un elemento oggettivo che identifica con certezza il carico di lavoro sostenuto, include il fattore prezzo che può essere elemento di notevole fluttuazione (listini diversi, quantità di sconti, presenza del coperto ecc.)

Il secondo punto è l’approccio iniziale ai turni. Nella stragrande maggioranza dei casi si pianifica la forza lavoro partendo dalla composizione del team ossia: quanti dipendenti ho, quante ore contrattuali settimanali cadauno, se ho o meno richieste di ferie o riposi, quali sono le competenze.

Esattamente l’opposto di quello che bisogna fare.

Bisogna invece lavorare sulle previsioni di vendite per capire quali saranno i carichi di lavoro previsti nell’anno, nel mese, nei giorni, per ora e per reparto e solo dopo andare ad allocare le risorse in maniera coerente.

Stiamo parlando di organizzazione del lavoro al fine di garantire carichi di lavoro controllati per dare la possibilità al team di lavorare meglio.

Ok ma come si fa a fare tutto questo?

Beh, se sei interessato ad approfondire l’argomento non puoi perderti assolutamente il prossimo articolo: “come gestire il costo del personale nella ristorazione italiana”

A presto,

Francesco