Come gestire un ristorante: 9 errori da non commettere assolutamente
Gestire un ristorante non è per niente facile.
Oltre a garantire cibo delizioso e di qualità agli ospiti, un servizio clienti eccellente, un’atmosfera invitante e uno staff competente, ogni ristoratore deve sapere perfettamente come amministrare il suo locale e dirigere il suo staff.
Per essere un bravo ristoratore bisogna avere tutte le competenze necessarie per una gestione virtuosa.
Infatti, quando si decide di prendere un’attività di ristorazione in gestione è necessario calcolare il fatto che si tratta di un’impresa vera e propria.
Come manager di un ristorante, il tuo compito è destreggiarti in diverse responsabilità: dalla gestione dei dipendenti al controllo dei costi, dalla creazione di programmi per il personale all'incremento delle entrate.
In questo articolo ti elenco i 9 errori più frequenti che i ristoratori commettono nella gestione del proprio ristorante.
Se anche tu vuoi dare il massimo alla tua attività e distinguerti dalla concorrenza, leggi questo articolo per prendere ispirazione, o semplicemente per capire se stai sbagliando qualcosa.
Sei pronto?
Iniziamo!
9 errori da non fare nella gestione di un ristorante
Errore # 1: cadere nella trappola "Se funziona, va bene così”
Quando sei alle prese con così tante responsabilità, è facile accontentarsi di fare le cose in un certo modo, anche se ci sarebbe un modo migliore o più veloce di ottenere lo stesso risultato.
Se si riesce a fare il lavoro, perché cambiarlo, giusto?
La mentalità di "se funziona, va bene", per fare un esempio, è prevalente quando si tratta di scegliere se programmare i turni dei dipendenti con carta e penna o fogli di calcolo.
Il problema con questo metodo è che:
La creazione e la gestione di pianificazioni richiede molto tempo
Costruire e mantenere programmi ottimali è ancora più impegnativo, il che significa che sei spesso a corto di personale.
Prendere decisioni rapide basate sui dati è difficile perché non si ha un facile accesso alla business intelligence come i rapporti sul lavoro e sulle vendite.
Errore # 2: “alle leggi ci pensa il commercialista”
Lo so, rimanere aggiornati sul cambio delle norme e dei regolamenti non è facile.
Proprio per questo paghiamo una persona apposta, il commercialista. Giusto?
Sbagliato.
Anche se il tuo commercialista fosse il più bravo d’Italia, sicuramente avrà tantissime altre attività da seguire e molti altri clienti diversi.
Non è facile neanche per lui stare al passo con i repentini cambiamenti della burocrazia italiana e, a volte, non è neanche tenuto a comunicartelo.
Per questo è necessario che tu sia sempre aggiornato su nuovi regolamenti, soprattutto per quanto riguarda il personale.
Pianificare il bilanciamento degli straordinari, del tempo libero e della disponibilità è abbastanza difficile, ma quando si gettano le leggi del lavoro nel mix, molti manager non riescono a rispettarle a causa della non piena comprensione delle leggi o semplicemente del mancato tempo per capirle.
Tuttavia, molti ristoranti vengono multati per non aver pagato i dipendenti in modo adeguato per gli straordinari o per non aver seguito le pratiche di pianificazione predittiva.
Con problemi di conformità del lavoro come questi, che diventano sempre più comuni, si stima che entro il 2020 i ristoranti pagheranno 30 milioni in tasse di conformità.
Come manager, devi rimanere informato sulla legislazione del lavoro locale e su ciò che devi fare per rimanere conforme.
A questo link puoi trovare una guida super dettagliata sui contratti e le condizioni di lavoro nella ristorazione.
Errore # 3: lasciare i dati nella tabella.
Le tendenze mostrano che è probabile che la concorrenza si stia muovendo verso uno stack tecnologico di ristorante completamente integrato, che consente loro di acquisire dati per prendere decisioni migliori.
Se non stai sfruttando i dati relativi a vendite, pianificazione, manodopera e inventario, è probabile che si verifichi uno di questi casi:
Sprecare tempo lavorando su attività che possono essere automatizzate.
Lavorare in modo meno efficiente rispetto all'intelligenza artificiale (AI).
Prendere decisioni sbagliate, come programmare la disponibilità di pochi impiegati in una serata di lavoro molto intensa.
Non ottimizzare per aumentare i margini già sottili.
Lasciare soldi sul tavolo, basti pensare a quei piatti a basso margine che conservi nel menu invece di scambiarli con altri più redditizi (a proposito se vuoi scoprire come massimizzare i tuoi profitti del ristorante grazie al menu engineering leggi questo articolo).
Sperimentare maggiori costi di manodopera e cibo. Forse stai pianificando di aere troppi dipendenti in una serata tranquilla, o forse non hai sistemi adeguati per controllare gli sprechi alimentari.
Errore # 4: la formazione dei tuoi dipendenti
Una sana cultura del ristorante rende la squadra più felice.
I dipendenti più felici, a loro volta, sono più produttivi e forniscono un servizio clienti migliore, il che aumenta i profitti.
Dal momento che i dipendenti più felici hanno meno probabilità di andarsene, non spenderai soldi per reclutare e formare nuovi assunti.
Promuovere la cultura del ristorante è davvero vantaggioso.
Dati i vantaggi della creazione di una cultura forte, quali sono alcuni modi in cui puoi rafforzare la tua?
Diamo un'occhiata a tre modi:
Offrire formazione e supporto in modo che i dipendenti possano svolgere correttamente il proprio lavoro, mostrando loro come utilizzare il sistema POS per comprendere le procedure di apertura e chiusura. Non dimenticare di fornire questo addestramento periodicamente per evitare le cattive abitudini che si insinuano.
Concentrati sulle attività di team building, che possono essere qualsiasi cosa, da andare in campeggio e partecipare a eventi sportivi a serate a quiz e degustazioni di menu con tutto il team.
Mantenere flessibilità e prevedibilità nei programmi di lavoro. I dipendenti hanno esigenze di pianificazione diverse. Alcuni potrebbero preferire orari fissi, mentre altri preferiscono orari flessibili. È tuo compito considerare queste esigenze quando crei i tuoi turni di lavoro, qualcosa di cui parleremo più avanti.
Abbiamo scritto una guida approfondita sulla gestione del personale nella ristorazione, se vuoi leggerla o semplicemente salvarla nei preferiti la trovi a questo link.
Errore # 5 : non controllare il costo delle materie prime
I costi del cibo sono uno dei costi del ristorante più grandi e importanti da tenere traccia.
Non solo il costo del cibo influisce sul costo principale, un indicatore chiave di prestazione che determina la redditività ed è la somma della manodopera diretta e del costo delle merci vendute, ma ti aiuta a valutare il tuo menu e rimanere redditizio.
Per mantenere sani i tuoi margini, devi implementare i giusti controlli dei costi alimentari.
Eccone sei che puoi mettere in pratica fin da subito:
Tieni traccia dei tuoi costi alimentari. Non è possibile migliorare ciò che non si traccia, compreso tra il 25 e il 40% dei costi operativi. Quindi, calcola regolarmente il costo del piatto e del periodo per vedere come cambiano nel tempo.
Tieni d'occhio il prezzo degli ingredienti di stagione. Il costo degli ingredienti cambia continuamente. Assicurati di aggiornare i prezzi dei menu per tener conto di queste modifiche, in modo da non perdere denaro.
Coltiva relazioni con un buon numero di fornitori. Avere rapporti stretti ti aiuta a negoziare prezzi migliori per i prodotti.
Utilizzare i giusti sistemi di gestione dell'inventario . Ad esempio, chiedi agli chef di ispezionare tutti i prodotti che arrivano alla ricerca di freschezza e qualità.
Ridurre gli sprechi alimentari. È possibile ridurre al minimo gli sprechi in diversi modi. Ad esempio, adotta la cottura a zero rifiuti dove usi ogni parte di un ingrediente.
Controlla le dimensioni delle porzioni. Un segnale rivelatore che le dimensioni delle porzioni sono troppo grandi è quando gli ospiti rimandano regolarmente piatti non finiti.
Errore # 6: accontentarti delle tue entrate senza una strategia
La gestione delle entrate dei ristoranti implica semplicemente l'utilizzo degli strumenti aziendali giusti (ad es. Il sistema POS) per rivedere le vendite attuali e prevedere meglio la domanda futura.
È quindi possibile prendere decisioni informate su fatturato, prezzo e capacità del tavolo per incrementare le vendite.
In effetti, massimizzare le vendite è uno degli obiettivi principali della gestione delle entrate.
Ma come si raggiunge esattamente questo obiettivo?
Esistono due strategie di gestione delle entrate a cui puoi rivolgerti:
Controlla la capacità del ristorante
Come gestore di un ristorante, dovresti cercare di riempire l'80% dei posti a sedere.
Questa è la tua capacità ottimale.
Sfortunatamente, raggiungere questa capacità è difficile perché i ristoranti hanno uno spazio limitato.
I risultati sono che il tuo ristorante è probabilmente sopra o sotto la capacità.
Con una capacità eccessiva, non hai posti a sedere sufficienti per soddisfare la domanda e il servizio clienti ne soffre.
Con la capacità insufficiente, non stai ottenendo abbastanza clienti attraverso le porte e i livelli di servizio fluttuano.
La soluzione? Mantenere un floor flessibile:
Avere tabelle di dimensioni diverse che si rivolgono a gruppi di dimensioni diverse.
Revisionare i dati aziendali sul proprio POS per determinare quali sono le dimensioni dei gruppi più comuni in determinate ore del giorno e ottimizzare la propria planimetria per tali orari.
Utilizzando gli strumenti giusti per progettare e ottimizzare le planimetrie, ad esempio il software di gestione dei tavoli di TouchBistro.
Migliora il fatturato del tavolo
Un turnover più lento delle tabelle significa meno coperture giornaliere, minori vendite e meno profitti.
Il modo migliore per aumentare il turnover del tavolo è formare bene i camerieri e il personale della cucina.
Più sono efficienti, più velocemente il cibo uscirà dalla cucina e più agevole sarà il servizio.
Errore # 7: “so già tutto quindi non mi serve formarmi continuamente”
Indipendentemente dal controllo dei costi che utilizzi o dalle strategie di gestione delle entrate che attui, il successo di tutto dipende da te prima di tutto e poi dai tuoi dipendenti.
La gestione delle persone, quindi, è probabilmente la parte più importante del tuo lavoro come direttore di un ristorante.
Ed è per questo motivo che devi concentrarti sullo sviluppo di determinate capacità di gestione che assicureranno che il personale lavori sempre in modo efficiente.
Queste abilità sono:
Leadership: è un'abilità onnicomprensiva che prevede il supporto dei dipendenti e la loro responsabilità per le loro azioni.
Comunicazione: è possibile ricordare come è possibile creare una comunicazione forte creando processi e linee guida che i dipendenti devono seguire. Ma c'è anche un altro ingrediente: devi dare l'esempio e comunicare chiaramente in ogni momento. Se non lo fai, come puoi aspettarti anche gli altri?
Pianificazione e organizzazione: se stai pianificando un menu, creando programmi di lavoro, gestendo l'inventario o facendo le buste paga, la pianificazione e l'organizzazione sono essenziali.
Multitasking e flessibilità: nuovi problemi si verificano quotidianamente ed è il tuo compito destreggiarsi e risolvere efficacemente i numerosi problemi bilanciando le esigenze di tutti.
Abilità interpersonali: hai bisogno di questa abilità, sia che tu stia interagendo con le diverse personalità della tua squadra o conversando con gli ospiti.
Se vuoi “conoscerti meglio” come ristoratore e capire quali sono i tuoi punti di forza e debolezza, fai il nostro quiz: che ristoratore sei?
Errore # 8: affidarsi al “marketing della speranza”
Bene, tutto funziona alla perfezione.
La location è curata, il personale è preparato, il tuo menù è pronto…..ora puoi sederti ed aspettare i tuoi clienti.
Niente di più sbagliato.
Ora inizia il tuo vero lavoro: devi promuovere il tuo locale.
Non bastano le locandine appese a caso nella tua città o un’insegna grande e luminosa.
Hai bisogno di una strategia di marketing vera e propria.
In un mondo fondato sulla tecnologia e sugli smartphone, hai bisogno di far sapere al mondo che ci sei e che sei speciale.
Quindi studia il digital marketing o rivolgiti a una web agency competente.
Applica le strategie, pubblicizza sui social e cura la tua presenza online.
Vedrai che i clienti arriveranno presto e il tuo portafoglio si riempirà velocemente.
A questo link puoi trovare ben 24 innovativi modi per fare marketing per il tuo ristorante.
Errore # 9 non avere un identità definita
L’identità che ti contraddistingue dalla concorrenza e fa sì che un cliente scelga te e non il ristorante di fianco è l’anima del tuo successo.
Quindi devi impiegare tempo e risorse per riuscire a differenziarti nel mercato.
Mettiti a tavolino e cerca di capire prima di tutto cos’è quella cosa o quella caratteristica che hai solo tu e che puoi utilizzare per catturare i tuoi clienti.
Può essere una cosa che sai fare bene, che conosci solo tu, oppure una caratteristica del tuo chef o della tua location.
Una volta trovata, tutto deve ruotare intorno a lei e saperla comunicare alla perfezione e in maniera coerente.
Ecco qui la guida per creare un brand di successo nella ristorazione.
Conclusione
La ristorazione è un settore davvero imprevedibile e la gestione di un ristorante è qualcosa di complesso, che coinvolge molteplici aree di responsabilità.
Non sorprende che manager e proprietari di ristoranti abbiano spesso problemi di standard qualitativi, un elevato turnover del personale e perdano diverse opportunità in termini di ricavi.
Fortunatamente questo non deve essere il tuo scenario se deciderai di implementare i giusti metodi di gestione.
In questo articolo te ne abbiamo condivisi nove, dall'attuazione dei controlli dei costi e dal rafforzamento della cultura del team, all'ottimizzazione dei turni di lavoro.
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